Comment mettre en place une campagne de cold emailing de A à Z

Introduction

Le cold emailing est une technique de prospection B2B puissante qui consiste à envoyer des emails à des prospects qui ne vous connaissent pas encore. Ce n’est pas étonnant que ce canal soit sur-exploité et nous amène à penser qu’il est saturé. Mais comme nous l’expliquons dans notre article sur les techniques de prospection commerciale en 2025, cela reste un levier de croissance incontournable et, quand c’est bien réalisé, génère des opportunités commerciales significatives.

Cependant, pour maximiser vos chances de succès et éviter de tomber dans les spams 🚫, il est crucial de bien configurer votre infrastructure d'emailing. Une mauvaise configuration peut nuire à votre délivrabilité, c'est-à-dire la capacité de vos emails à atteindre la boîte de réception de vos destinataires.

Dans ce guide détaillé, nous allons vous expliquer étape par étape comment mettre en place une campagne de cold emailing efficace, depuis le choix du nom de domaine jusqu’à l’envoi des emails. Vous apprendrez comment configurer les enregistrements DNS essentiels (MX, SPF, DKIM, DMARC), comment utiliser Google Workspace ou Microsoft 365 pour vos emails professionnels, et comment réchauffer votre domaine pour améliorer votre réputation d'expéditeur.

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1. Choisir et configurer un nom de domaine de prospection 🌐

Pourquoi est-il important de choisir un bon nom de domaine ?

Un nom de domaine professionnel renforce votre crédibilité et améliore la délivrabilité des emails. Il montre que vous êtes une entreprise sérieuse et légitime. L’utilisation de domaines génériques (Gmail, Yahoo, etc.) est évidemment déconseillée, car ils sont souvent filtrés par les systèmes anti-spam et peuvent donner une impression d'amateurisme.

Un nom de domaine bien choisi doit être :

• Pertinent : Il doit être en rapport avec votre activité ou votre marque.
• Facile à retenir : Un nom simple et mémorable est préférable.
• Disponible : Vérifiez qu'il n'est pas déjà utilisé.
• Professionnel : Évitez les caractères spéciaux et les chiffres inutiles.

Quels sont les risques d'utiliser un domaine principal pour le cold emailing ?

⚠️ L'utilisation du domaine principal d'une entreprise (par exemple, votresociete.com) pour le cold emailing comporte plusieurs risques importants :

1. Dégradation de la réputation du domaine : Si vos campagnes de cold emailing sont mal perçues ou marquées comme spam par un grand nombre de destinataires, cela peut nuire à la réputation globale du domaine principal de l'entreprise.
2. Impact sur les autres communications : Une baisse de réputation du domaine affectera négativement la délivrabilité de tous les emails envoyés depuis ce domaine, y compris les communications légitimes avec les clients existants et les emails transactionnels.
3. Risque de blacklisting : Dans le pire des cas, si le domaine est signalé comme source de spam à plusieurs reprises, il pourrait être blacklisté par des organisations anti-spam.
4. Effet global plus difficile à gérer : Une diminution de la réputation du domaine principal aura un impact plus large et plus dur à surmonter que si un domaine séparé était utilisé pour le cold emailing.
5. Perte de crédibilité : Si les prospects associent le nom de domaine principal à des pratiques de cold emailing agressives ou non sollicitées, cela peut nuire à l'image de marque.
6. Risque accru de plaintes : Les destinataires sont plus susceptibles de signaler comme spam des emails non sollicités provenant d'un domaine d'entreprise reconnu.

Pour minimiser ces risques, il est donc fortement recommandé d'utiliser un domaine distinct pour les campagnes de cold emailing, tout en veillant à maintenir une cohérence avec la marque principale.

Acheter un nom de domaine de prospection

Voici les étapes pour acheter un nom de domaine dédié à vos campagnes de cold emailing :

1. Choisir un fournisseur de domaine
   • Allez sur un site comme GoDaddy, Namecheap, ou OVH par exemple.
   • Recherchez un domaine avec une extension crédible (.com, .co, .fr) de préférence.
2. Acheter le domaine
   • Ajoutez votre domaine au panier 🛒.
   • Remplissez les informations de contact.
   • Procédez au paiement et vérifiez votre email pour confirmation.
3. Configurer les DNS dans le tableau de bord
   • Une fois connecté à votre compte chez le fournisseur de domaine, allez dans "Gestion des DNS" ou "Serveur DNS".
   • Préparez-vous pour les prochaines étapes de configuration (MX, SPF, DKIM, DMARC).

2. Configuration d'une adresse email professionnelle (Google Workspace & Microsoft 365)

Une fois votre domaine acheté, vous devez créer une adresse email professionnelle associée à ce domaine. Vous pouvez utiliser des services comme Google Workspace ou Microsoft 365 pour cela.

‍➡ Pour Google Workspace :

1. Création du compte
   • Rendez-vous sur Google Workspace.
   • Sélectionnez un forfait adapté à vos besoins 💰.
   • Suivez les instructions pour ajouter votre domaine.
2. Création d’utilisateurs
   • Accédez à la console d'administration de Google Workspace.
   • Allez dans "Utilisateurs" > "Ajouter un utilisateur".
   • Remplissez les informations et définissez un mot de passe pour chaque utilisateur.
3. Connexion et test
   • Connectez-vous sur Gmail avec votre nouvelle adresse email professionnelle.
   • Testez l'envoi et la réception de vos emails 🧪.

➡ Pour Microsoft 365 :

1. Création du compte
   • Rendez-vous sur le site de Microsoft 365.
   • Choisissez un forfait adapté à vos besoins.
   • Suivez les instructions pour configurer votre compte et ajouter votre domaine.
2. Création d'utilisateurs
   • Accédez au centre d'administration Microsoft 365.
   • Allez dans "Utilisateurs" > "Utilisateurs actifs" > "Ajouter un utilisateur".
   • Remplissez les informations et attribuez une licence Microsoft 365 à l'utilisateur.
3. Connexion et test
   • Connectez-vous à Outlook avec votre nouvelle adresse.
   • Testez l'envoi et la réception d'emails.

3. Configuration des DNS pour l’emailing (MX, SPF, DKIM, DMARC) ⚙️

Les DNS (Domain Name System) permettent de lier votre domaine à des serveurs email fiables. Trois enregistrements sont indispensables pour garantir une bonne délivrabilité :

• MX (Mail Exchange) : Dirige les emails vers le serveur de messagerie approprié.
• SPF (Sender Policy Framework) : Liste les serveurs autorisés à envoyer des emails pour votre domaine.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : Authentifie les emails en ajoutant une signature numérique.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) : Définit des règles de gestion en cas d’échec de l’authentification.

Comment configurer les DNS :

Étape 1 : Ajouter des enregistrements MX (Réception des emails) 📬

Les enregistrements MX dirigent les emails entrants vers votre fournisseur de messagerie (Google Workspace ou Microsoft 365).➡ Pour Google Workspace :

1. Connectez-vous à votre compte GoDaddy / OVH / Namecheap, etc.

2. Accédez à la section Zone DNS.

3. Supprimez les anciens enregistrements MX s’ils existent.

4. Ajoutez les nouveaux enregistrements MX comme suit (source) :

1. Nom : Vide ou @
2. Priorité : 1
3. Valeur :smtp.google.com.

5. Enregistrez les modifications.

6. Vérifiez la configuration via Google MX Checker.

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➡ Pour Microsoft 365 :

1. Connectez-vous à votre fournisseur de domaine.
2. Supprimez les anciens MX et ajoutez les suivants :
   • Nom : Vide ou @
   • Priorité : 0 ou la valeur la plus basse possible.
   • Valeur : votredomaine-com.mail.protection.outlook.com.
3. Enregistrez les changements et testez via Microsoft 365 Admin Center.

Étape 2 : Ajouter un enregistrement SPF 🛡️

1. Dans la zone DNS, supprimez l’ancien SPF et ajoutez un nouvel enregistrement de type TXT ou SPF avec les valeurs suivantes :
   • Nom : Vide ou @
   • Valeur : v=spf1 include:_spf.google.com ~all (Google Workspace)
   • Valeur : v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all (Microsoft 365)
2. Enregistrez les modifications.

Étape 3 : Ajouter un enregistrement DKIM 🔑

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‍➡ Pour Google Workspace :

1. Allez dans Admin Console > Applications > Google Workspace > Gmail > Authentifier les e-mails. (ou tapez “DKIM” dans la barre de recherche et sélectionnez “Authentifier les e-mails”)
2. Sélectionnez votre domaine.
3. Cliquez sur "Générer un nouvel enregistrement" (2048 bits recommandé).
4. Copiez la clé DKIM.

➡ Pour Microsoft 365 :

1. Connectez-vous au Centre de conformité et sécurité Microsoft 365.
2. Accédez à E-mail et collaboration > Stratégies et règles > Stratégies de menace > Paramètres d’authentification des e-mails > DKIM.
3. Sélectionnez votre domaine et cliquez sur "Créer des clés DKIM".
4. Activez DKIM pour ce domaine et copiez les clés CNAME publiées.

Étape 4 : Ajouter un enregistrement DKIM (Signature des emails)

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‍➡ Pour Google Workspace :

1. Retournez à votre gestionnaire de DNS et ajoutez un enregistrement TXT ou DKIM avec :
   • Nom : google._domainkey
   • Valeur : (copiez la clé fournie)
2. Activez la signature DKIM dans Google Admin.

➡ Pour Microsoft 365 :

1. Ajoutez dans votre gestionnaire DNS deux enregistrements CNAME ou TXT:
   • Enregistrement 1 :
     • Nom : selector1._domainkey
     • Valeur : selector1._domainkey.votredomaine.com
   • Enregistrement 2 :
     • Nom : selector2._domainkey
     • Valeur : selector2._domainkey.votredomaine.com

Étape 5 : Ajouter un enregistrement DMARC

1. Toujours dans la gestion DNS, ajoutez un enregistrement DMARC ou TXT :
   • Nom : _dmarc
   • Valeur : v=DMARC1; p=none; rua=mailto:rapports@votre-domaine.com; ruf=mailto:erreurs@votre-domaine.com
2. Enregistrez les modifications et testez avec MXToolbox.

Remarque : La propagation des modifications DNS peut prendre jusqu'à 48 heures.

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4. Réchauffer le domaine et les adresses email 🔥

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L’envoi immédiat d’un grand volume d’emails avec un nouveau domaine risque de vous faire bloquer par les filtres anti-spam. Un processus de warm-up progressif est indispensable.Étapes du warm-up :

1. Commencez petit : Envoyez 5-10 emails par jour pendant la première semaine.
2. Augmentez progressivement : Augmentez le volume d'envoi de 20% chaque semaine environ.
3. Utilisez des outils de warm-up : Des outils comme Lemwarm, Mailwarm ou Instantly peuvent automatiser ce processus.
4. Surveillez votre réputation : Utilisez des outils comme Google Postmaster Tools ou Microsoft SNDS.

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5. Automatisation et envoi de la campagne 🤖

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Une fois votre infrastructure technique en place et votre domaine réchauffé, vous pouvez commencer à automatiser l'envoi de votre campagne.Outils recommandés :

• Lemlist : Personnalisation avancée, envoi multicanal, warm-up inclus, gestionnaires de tâches.
• Instantly : Emailing uniquement, warm-up inclus, bon rapport qualité-prix.
• La Growth Machine : Automatisation multicanal, scénarios complexes, fonctionnalités de webhook.

Comment configurer votre première campagne (exemple de Lemlist) :

1. Inscrivez-vous sur Lemlist.
2. Connectez votre adresse email (Gmail ou Outlook).
3. Créez votre campagne ➕.
4. Importez votre liste de contacts (si vous avez une liste excel ou gsheet, importez en CSV par exemple). Faîtes cette étape avant pour pouvoir utiliser vos variables de personnalisation comme {{icebreaker}}, {{lastName}}, {{gender}}…
5. Définissez les différentes étapes. Exemple : 📩 + 📩 + 📩 + 📞
6. Rédigez les emails personnalisé en utilisant des variables dynamiques entre accolades : {{ }}. Retrouvez tous nos conseils pour un bon copywriting dans cet article.
7. Définissez les délais d’envoi entre vos emails et tâche d’appel.

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6. Respecter le cadre légal (RGPD, ePrivacy, etc.)

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Les obligations légales en cold emailing

Le cold emailing est un levier commercial puissant, mais il est encadré par des réglementations visant à protéger la vie privée des individus et à limiter le spam. En Europe, la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et la directive ePrivacy (complétée par les recommandations de la CNIL en France) imposent différentes obligations, notamment :

1. Démontrer un intérêt légitime pour le B2B : pour les envois en B2B, vous pouvez généralement contacter des professionnels sur leur adresse professionnelle, sous réserve que votre offre soit pertinente pour leur activité.
2. Proposer un moyen de se désinscrire facilement : chaque email doit contenir un lien ou un message permettant de se désabonner en un clic (opt-out).
3. Transparence et information : vous devez expliquer clairement pourquoi vous contactez la personne (prospection commerciale) et qui vous êtes (mention de ta société, de tes coordonnées, et de ta politique de confidentialité).
4. Mise à jour régulière de la base de contacts : supprimez immédiatement de votre liste toute personne ayant demandé à ne plus être contactée.

Les spécificités hors Europe (CAN-SPAM, CASEL, etc.)

• États-Unis : La CAN-SPAM Act impose notamment d’indiquer clairement l’identité de l’expéditeur, de mentionner la possibilité de se désinscrire et de traiter les désabonnements sous 10 jours.
• Canada : La loi CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) est plus stricte encore sur la nécessité d’un consentement explicite, sauf quelques exceptions professionnelles.

Bon à savoir : Ces lois s’appliquent en fonction du pays de résidence du destinataire. Si vos prospects sont internationaux, assurez-vous de respecter la législation de chaque pays concerné (cas particulier en Europe de l’Allemagne notamment).

Assurer la conformité au quotidien

• Actualisez régulièrement vos processus : Les réglementations évoluent, il est donc essentiel de suivre les dernières mises à jour légales (CNIL, Commission européenne, législation locale).
• Formez vos équipes : Assurez-vous que toutes les personnes impliquées (marketing, sales, etc.) connaissent les bonnes pratiques légales et savent gérer les demandes de désinscription rapidement.
• Mention légale : Dans vos signatures d’emails, ajoutez un court texte indiquant que vous traitez les données dans le respect du RGPD.

Attention : Le présent guide ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, n’hésite pas à consulter un professionnel du droit ou à te référer aux sites officiels des organismes de réglementation.

Les bonnes pratiques de la prospection par cold emailing ✅

• Nom de domaine :
  • Domaine distinct du site principal.
  • DNS configurés correctement.
• Adresse email professionnelle :
  • Créée sous Google Workspace ou Microsoft 365.
  • Testée en envoi et réception (OK).
• Paramétrage DNS (SPF, DKIM, DMARC) :
  • Vérification des MX.
  • SPF configuré (valeur correspondant à ton fournisseur d’email).
  • DKIM activé et clé valide.
  • DMARC paramétré avec les adresses de rapports.
• Warm-up :
  • Envoi progressif d’emails (5-10/jour au début).
  • Montée en puissance graduelle (sur 2-3 semaines).
  • Surveillance de la réputation via Postmaster Tools ou SNDS.
• Automatisation :
  • Outil sélectionné (Lemlist, Instantly, etc.).
  • Campagne créée avec séquences cohérentes.
  • Personnalisation des emails (variables dynamiques).
• Cadre légal :
  • Ajout d’un lien de désinscription clair.
  • Vérification de l’intérêt légitime (B2B) ou du consentement (B2C).
  • Mise en conformité avec la RGPD, ePrivacy, CAN-SPAM, etc.
• Envoi & suivi :
  • Volume maîtrisé (15-20/jour au démarrage).
  • Analyse des KPI (taux d’ouverture, taux de réponse, taux de rebond).
  • Optimisation continue (objet, copywriting, listes de diffusion).

En suivant ces conseils, vous maximiserez vos chances de réussir vos campagnes de cold emailing et de générer des leads qualifiés pour votre entreprise. N'oubliez pas que le cold emailing est un processus itératif : testez, analysez, ajustez et répétez pour améliorer continuellement vos résultats.